Question du 9 septembre 2016: Plate-forme Irisbox

La simplification administrative constitue un défi pour l’ensemble des administrations, y compris au niveau communal.

En 2011, la plate-forme Irisbox a été mise en place, constituant un point de contact entre les administrations, les citoyens et les entreprises pour les formulaires régionaux et communaux. Cette plate-forme constitue un outil précieux afin d’éviter les déplacements à la commune et les fonctionnaires communaux gagnent par ailleurs un temps considérable pour le traitement des dossiers.

Les documents mis en ligne sur la plate-forme dépendent de la commune qui décide ceux qui seront accessibles aux citoyens ou pas. Cet outil n’est encore que très peu exploité alors qu’il est d’ores et déjà très apprécié par les citoyens. Une étude a en effet démontré que 80% d’entre eux avaient une appréciation très positive de cet outil.

Cependant, il importe que les communes investissent davantage dans sa promotion. Mes questions, Madame la Bourgmestre, sont les suivantes :

–  Quels documents la commune d’Ixelles a-t-elle décidé de rendre accessibles aux citoyens via la plate-forme Irisbox ?

–  Avez-vous mis en place des outils de promotion et d’information permettant de sensibiliser les citoyens à son existence et son intérêt ?

–  Que pensez-vous de cet outil ? A-t-il déjà selon vous contribué à la simplification administrative dans la commune d’Ixelles ? Si oui, dans quelle mesure ?

Réponse:

Comme suite à la réception de votre question écrite concernant la plate-forme irisbox, je tiens à vous apporter les éléments d’information suivants.

Comme vous ne l’ignorez pas, Ixelles s’inscrit, au même titre que d’autres pouvoirs publics, dans une logique de travail visant l’optimalisation de nos ressources et le confort des usagers. A ce titre, si la direction du département citoyenneté attache une importance particulière au développement de l’administration électronique, cette démarche s’effectue de concert avec une réflexion globale sur l’organisation des guichets de la future maison communale (en ce comprises les bornes automatiques) ainsi que l’harmonisation des horaires d’ouverture des services communaux.

Ce travail d’envergure est actuellement en cours mais une série de documents sont d’ores et déjà téléchargeables via irisbox :

  •  extrait d’acte de naissance;
  •  extrait d’acte de mariage;
  •  extrait d’acte de divorce;
  •  extrait d’acte de décès;
  •  carte de stationnement;
  •  certificat de nationalité;
  •  certificat de composition de ménage;
  •  certificat de domicile et de résidence;
  •  certificat de résidence avec historique de l’adresse;
  •  certificat de vie;
  •  déclaration de changement d’adresse.

Ce listing est en constante évolution et d’autres documents devraient prochainement être mis à disposition à partir d’Irisbox. Pour exemples :

  •  Extraits de Casier Judiciaire
  •  Formulaire de demande relative à l’abattage rituel (fête du sacrifice)
  •  Demande de renseignements urbanistiques
  •  Formulaire relatif à des interventions de dératisation
  •  Demande d’inscription aux services Creapass…

L’intérêt de mettre ces documents payants à disposition – via la plate-forme du Centre Informatique pour la Région Bruxelloise (CIRB)- réside dans le fait de bénéficier d’un système stable et sécurisé au niveau des versements bancaires. Offrir le même type de service depuis le site internet de la commune nécessiterait l’assistance d’une société spécialisée et serait donc inutilement coûteux pour Ixelles.

En moyenne, plus de 2000 documents par an sont déjà délivrés via irisbox. Le principal écueil que nous observons à l’utilisation plus répandue d’irisbox consiste en la nécessité de disposer d’un lecteur de carte d’identité électronique. La distribution gratuite de lecteurs a d’ailleurs été utilisée pour promouvoir l’outil. Nous avons dernièrement proposé au CIRB de relancer une campagne de promotion liée à la distribution de lecteurs de carte d’identité. A ce titre une campagne de sensibilisation, organisée par le CIRB, se déroulera à Ixelles. Un stand devrait notamment être installé à proximité du service de la population afin de montrer, in situ, à quoi sert irisbox et comment utiliser cette plate-forme.

Ensuite, il faut savoir qu’irisbox nécessite une configuration de l’ordinateur qui se révèle à tout le moins compliquée (davantage encore pour les utilisateurs d’Apple) et ce même si un mode d’emploi est repris sur le site internet de la commune.

Enfin, les documents téléchargeables via la plate-forme irisbox sont aisément accessibles via le site internet de la commune. Une vaste enquête, réalisée par « Test-Achats » durant le mois de juin, concluait en effet que le site internet de la commune d’Ixelles permettait un accès aisé et clair aux informations qu’il contenait. Le site a été classé deuxième au niveau régional et septième à l’échelle du pays grâce à l’efficacité du moteur de recherche.

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